2013年12月10日上午，省直單位檔案工作第十二協(xié)作組所屬的廣東工業(yè)大學(xué)、廣東外語外貿(mào)大學(xué)、南方醫(yī)科大學(xué)、廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院等十三所本專科院校來我院就OA辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化進行專題調(diào)研交流，胡艷曦副校長、辦公室胡勇主任及院辦秘書科、檔案室、現(xiàn)代教育技術(shù)中心相關(guān)同志參加了調(diào)研座談，座談會由胡勇主任主持。

座談會先由胡艷曦副校長致歡迎辭，胡艷曦副校長代表學(xué)校對兄弟院校的光臨指導(dǎo)表示熱烈的歡迎，胡副校長簡單介紹了學(xué)校的基本情況和辦學(xué)歷史，對學(xué)校在OA系統(tǒng)的使用和檔案信息化工作做了高度評價，希望大家暢所欲言，多提寶貴意見，幫助學(xué)校進一步提升辦公自動化和檔案信息化水平。

檔案室曾文主任就檔案信息化工作做了專題發(fā)言，她指出學(xué)校于2011年開始數(shù)字化檔案建設(shè)，并成功與OA系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)了檔案從OA系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn)，她提到學(xué)校的檔案信息化工作完全按照國家電子檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，雖然起步較晚，但是流程規(guī)范、數(shù)據(jù)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，有效提升了學(xué)校的檔案利用效率，方便了廣大教職工和社會人員對學(xué)校檔案系統(tǒng)的利用。

秘書科黃偉同志就OA辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和使用做了經(jīng)驗匯報，他指出我校OA系統(tǒng)起步早，使用時間長，8年來積累了寶貴的使用經(jīng)驗，廣大教職工已經(jīng)非常習(xí)慣利用辦公自動化平臺開展日常工作，OA辦公系統(tǒng)的使用進一步的規(guī)范了學(xué)校的辦文和辦事流程，提高了辦公效率，有效的保存了各類數(shù)據(jù)文檔；在實現(xiàn)與檔案系統(tǒng)對接后，學(xué)校發(fā)文從擬稿到歸檔全部符合國家電子公文規(guī)范，少走了彎路，節(jié)約了資源。隨后他向來訪兄弟院校代表演示了OA系統(tǒng)常用功能和收發(fā)文流程。

隨后來訪兄弟院校與我校就檔案信息化對接、電子印章、公文流程、OA的推廣與使用等問題進行了熱烈的交流與討論。

最后廣東工業(yè)大學(xué)檔案館孫麗芳館長代表來訪院校發(fā)言，她表示非常感謝廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院的熱情接待，她指出廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院在OA系統(tǒng)的使用和檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)走在前列，卓有成效，很多經(jīng)驗非常值得學(xué)習(xí)，來訪院校此行很有收獲，對各自院校提高辦公自動化水平和檔案信息化建設(shè)有重要的借鑒意義，希望大家以后多聯(lián)系交流，共同提高，做出更大的成績。